Прежде, чем задаться вопросом: «А нужен ли для моей компании аутсорсинг экономической безопасности?». Любому собственнику и руководителю захочется получить ответ на вопрос: «А что же это такое — аутсорсинг?»
Исходя из самого определения, можно сделать вывод о том, что безопасность как раз является такой функцией, где аутсорсинг возможен на любом предприятии, за исключением, пожалуй, крупных охранных холдингов, способных охватить весь спектр услуг безопасности. Но, во-первых, таких предприятий довольно мало на российском рынке, а во-вторых, услуги по экономической безопасности, как правило, исследуются ими только в отдельных вопросах, заказанных клиентом.
Нередко под аутсорсингом безопасности понимается реализация проектов с привлечением сторонних специалистов. Многие собственники очень часто путают аутсорсинг с проектным бизнесом, хотя под понятие аутсорсинга не подпадают одноразовые работы, выполняемые подрядчиком, имеющие ограниченный срок и бюджет. Передать на аутсорсинг можно только процесс, который, условно, не имеет окончания. Так, например, нельзя передать на аутсорсинг оснащение объекта техническими средствами и обеспечение физической охраной, можно передать только разработку и поддержку концепции безопасности объекта (или бизнеса в целом).
Исходя из практики «ТББ» аудит, проектирование и инжиниринг систем безопасности, а также разработка концепции тесно переплетены с аутсорсингом. Если внедряются, например, технические средства защиты (ТСО), то одна часть техники может поставляться в рамках проекта, другая может быть уже передана, и обслуживаться в рамках аутсорсинг, а третья — передана, но находится в стадии доработки в рамках проекта. В целом, для заказчика аутсорсинг безопасности заключается в возможности передачи всех процессов, которые выполняет Служба безопасности (СБ), сторонней организации, за исключением, пожалуй, проектов развития информационных технологий и в полной мере информационной безопасности.
Если основные показатели эффективности того или иного проекта лежат в плоскости соблюдения бюджета, сроков и соответствия техническому заданию, то основные показатели аутсорсинговых работ находятся в рамках уровня сервисов и эксплуатационных расходов.
Если процесс аусорсинговой поддержки безопасности выстроен правильно, то для предприятия эксплуатационные расходы на ТСО и содержание безопасности будут снижаться. Эффективность безопасности является одним из важнейших параметров для ведения бизнеса. Следовательно, договора на аутсорсинг безопасности надо постоянно держать под контролем для соблюдения аутсорсинговой организацией критериев оценки предлагаемой системы.
Помните, что эффективность любого проекта, оставленная без должного контроля, постоянно снижается. Почему так происходит?
Для собственника и топ-менеджмента компании кажется несложным потребовать от собственной СБ тщательно следить за уровнем предоставляемых услуг по договору. К сожалению, исходя из нашей практики, это почти не реализуется. Такая ситуация возникает вовсе не из-за лености или недостаточной квалификации СБ заказчика. На наш взгляд это связано с тем, что сейчас в российской экономике наблюдается бурный рост практически во всех секторах рынка при относительно слабой конкуренции (этап — «насыщение»). В такой ситуации все внимание менеджмента безопасности обычно сфокусировано на развитии бизнеса, на освоении новых сегментов рынка, развитии фирмы. Компании выгоднее вложить средства в маркетинговые акции, в создание новых филиалов, в то, что быстрее позволит открыть новый объект, вывести на рынок новый товар или услугу. Поэтому развивающие задачи менеджмента компании носят, в основном, проектный характер: построить офис, ввести в строй новое оборудование, открыть дополнительно еще объекты, разработать новое изделие и т. п. При этом и собственники фирмы практически все внимание уделяет поддержке развития, то есть той же проектной деятельности. Эффективность управления безопасностью и соблюдение (корректировка) концепции остается вне поля зрения.
Необходимость аутсорсинга экономической безопасности, тем более в стадии развития компании, обусловлена, в том числе и нехваткой собственных специалистов. Для того чтобы компании качественно пополняли собственный персонал СБ, в России ежегодно должно появляться, в частности, 12 500 новых (желательно высоко квалифицированных) руководителей безопасности объектов. Но российские вузы не выпускают такого количества специалистов. Причем, учитывая «непрестижность» профессии сотрудника безопасности, порядка 10 — 20 % руководителей СБ среднего уровня изначально стремятся переквалифицироваться на более высокооплачиваемые и перспективные специальности.
Такая ситуация обуславливает кадровый «голод» в области организации и поддержания системы безопасности. Это заставляет компании «перекупать у конкурентов» НСБ или постоянно повышать заработную плату квалифицированным руководителям СБ, чтобы их удержать. В результате предприятие вынуждено увеличивать бюджет на привлечение в штат людей, часто не обладающих нужным уровнем квалификации, и нести дополнительные расходы на их обучение.
Выбор компании, конторой Вы собираетесь поручить аутсорсинг безопасности, безусловно, должен осуществляться по трем основным критериям:
Основная проблема выбора поставщика аутсорсинговых услуг в области безопасности для любого предприятия заключается в том, что далеко не все компании, декларирующие аутсорсинг безопасности способны сделать заказчику вразумительное коммерческое предложение. К сожалению, они не могут детально описать, из каких операций состоят их услуги, а просто обещают «поддержку». Например, поддержание эффективности физической составляющей безопасности может включать в себя несколько десятков операций. Вы, как заказчик должны иметь возможность выбирать из этого перечня те услуги, которые Вам необходимы.
Остерегайтесь аутсорсеров, которые не конкретизируют свои действия, т.к. в таком случае они сами весьма смутно представляют свои назначение и функции. Надо привлекать компанию, которая располагает набором стандартизированных продуктов, имеет каталог услуг, которые могут быть сгруппированы в пакеты, тем самым, позволяют сэкономить время по выделению действительно необходимых Вашему предприятию услуг на начальных этапах переговоров.
Пока российский рынок аутсорсинга безопасности далек от американского и западноевропейского, на которых практически все операции стандартизированы, и каждая операция у разных поставщиков технических и физических средств стоит примерно одинаково. У нас сейчас складывается ситуация, когда каждый из поставщиков понимает под обеспечением комплексной безопасности что-то свое. В процессе работы эти представления вступают в противоречие, как между собой, так и с представлением заказчика. В результате чего возникают конфликты, основанием для которых является соблюдение компаниями, предоставляющими услуги в области безопасности, прежде всего собственных интересов по продаже определяемого ими числа физических постов или набора техники. Заказчик же, зачастую исходя из «стратегических интересов развития» и не до конца разбираясь в концепции безопасности предприятия, как правило, следует «правилу правой колонки» коммерческих предложений, т.е. цене.
Какие при этом будут средства безопасности и смогут ли они удовлетворить требования концепции безопасности — вопрос для таких собственников второстепенный. В результате Вы имеете якобы набор сил и средств, якобы для обеспечения безопасности Вашей компании.
Стандартизация является одним из мощнейших двигателей, как экономической эффективности безопасности, так и стабилизации качества. А получить стабильное качество можно, если у аутсорсера безопасности есть услуги, масштабированные на большое количество заказчиков. Некоторые аутсорсеры пытаются противопоставить стандартизации гибкость: мы учтем все ваши уникальные особенности. Но в аутсорсинге уникальность не является ключевым фактором. Если речь идет об экономической эффективности проекта, уникальность отходит на второй план. Достичь этой эффективности невозможно, делая все. Мы понимаем, что в каждой компании есть свои специфические требования. Поэтому мы предлагаем базовые пакеты, содержащие стандартные наборы услуг и каталог услуг, которые можно добавить к базовым. Если 90 % услуг взять из базового набора и добавить к ним 10 % уникальных услуг — это не отразится существенным образом на изменении стоимости общего пакета. Но если заказчик берет 95 % уникальных услуг, то экономическая модель аутсорсинга будет неэффективной«.
Учитывая то, что рынок аутсорсинга еще молодой, поэтому практически все его участники на виду. Но «обратная сторона медали» — отсутствие достаточного количества отзывов заказчиков. С этим сталкивается любой, кто сейчас выбирает данную услугу. Все крупные сделки в области полного аутсорсинга безопасности состоялись в последний год. Экономический эффект от данной услуги проявляется, как правило, через два-три года. Еще не прошло достаточного времени для подведения итогов. Тем не менее, заказчик, которому необходимо совершить этот выбор, пытается найти какие-то ориентиры. Один из главных ориентиров — соглашение об уровне сервиса и качества, содержащие параметры и правила работы аутсорсера, и отчеты о соответствии ему предоставленных услуг.
В отличие от проекта, в случае аутсорсинга соответствие или несоответствие уровня оказываемой услуги требованиям заказчика считается не по отклонению от технического задания, а по отклонению от выдвинутых условий.
ПРИМЕР: Если в договоре на аутсорсинг записано, что уровень потерь будет 0,3 % от оборота предприятия, то отклонение в пределах 0,03 % будет нормой. Технические требования к аутсорсингу необходимо выдвигать в целях недопущения роста эксплуатационных расходов по оказываемым услугам. Учитывая, что эксплуатационные расходы складываются из двух составляющих: прямые и косвенные, следует заложить «точки контроля» над ними. Если в нашем примере уровень потерь будет 0,35 %, то прямые затраты компании не вырастут, а вот косвенные, связанные со снижением эффективности управления, планирования, хранения продукции, продаж возрастут в несколько раз. Руководители различных уровней, да и остальной персонал предприятия, не дождавшись конкретных показателей по снижению потерь от системы безопасности, начнут сами «устранять воровство» (вводить дополнительный контроль за перемещением продукции, разбираться с ТСО, экспериментировать с материальной ответственностью, вводить «карательные мероприятия» без разбора и т. п.), тратя на это свое рабочее время и втягиваться в работу, в которой они не являются специалистами. Правильно составленный договор об уровне сервиса, утвержденные модели расчета себестоимости и окупаемости систем, эффективные показательно-временные «точки контроля» над внедрением проекта позволяют организовать работу так, чтобы косвенные затраты неуклонно снижались.
Если процессы по защите ТМЦ у Вас выстроены не идеальным образом, то можно говорить о том, что компания плохо представляет себе, какими способами, с какими затратами и с какой эффективностью в какой период времени это достигается. Что в свою очередь показывает, что собственникам и топ-менеджерам тяжело осознать какие именно услуги и с каким уровнем качества она хотела бы получить от аутсорсера безопасности. Между тем, в договоре должны отражаться совершенно конкретные требования. При оказании нами услуг заказчику не нужно разбираться досконально в том, какие пункты должны быть в договоре на аутсорсинг и как они технически будут притворены в жизнь. Все, что нужно собственнику (топ — менеджеру) — это разбираться в своем бизнесе и в том, выполнение каких функций и с каким качеством нужно от системы безопасности. После чего получается предметный разговор с представителем компании — аутсорсера безопасности, задача которого понять необходимые заказчику требования и сформулировать их в договоре.
Как уже отмечалось ранее, в идеале, аутсорсинговая компания должна уже иметь пакеты предложений. В совместном диалоге заказчика и аутсорсера можно определить, какой из пакетов наиболее близок к тем функциям безопасности, которые есть у заказчика и которые он хотел бы иметь дополнительно.
Следует отметить, что, к сожалению, большинство собственников сейчас не имеют вообще никакого представления об аутсорсинге безопасности, параметрам эффективности и функциям системы по обеспечению защиты бизнеса от угроз. Как и о том, какие уровни безопасности существуют, почему один уровень может быть дороже другого, и, естественно, какой из них оптимально соответствует соотношению «цена — качество».
«ТББ», как и ряд других компаний, сфокусированных на предоставлении аутсорсинговых услуг, считает одним из направлений своей деятельности подготовку и просвещение рынка. У нас, например, есть услуга по предварительному анализу (техническому и организационному аудитам), в целях выявления потребностей предприятия в системах безопасности, а также по разработке совместно с заказчиком требований и параметров системы. Кроме того, важной услугой является разработка концепции (организационной и технической) безопасности бизнеса, что позволяет нам грамотно подойти к проектированию системы безопасности. После получения организационно — технического проекта, заказчик может заключить договор на монтаж ТСО или выставление физических постов с любой компанией.
Собственник и руководитель безопасности получают организационный и технический проект, которые, опираясь на грамотно разработанную концепцию, гарантировано будут дополнять, а главное — взаимно повышать эффективность друг друга. Во—первых, это позволит сэкономить до 30% от стоимости внедрения оборудования по проекту, во — вторых, до 30 — 40% увеличить эффективность подсистем при четком внедрении положений, рекомендаций, технических характеристик и разработок, указанных в аутсорсинговых документах по организации СБ.
Вы должны быть готовы к тому, что аутсорсер безопасности, заключая договор с заказчиком, как правило, закладывает в него определенные риски и фиксирует границы своей ответственности за их появление. Это отнюдь не свидетельствует о беспомощности или непрофессионализме, а как раз наоборот.
Как правило, на начальном этапе специалисты аутсорсера имеют расплывчатое представление о том, в каком состоянии находится, например, система парковки транспорта заказчика или его СКУД, насколько исправно работают каналы передачи видеосигнала и сигнализации, каков профессиональный и специальный уровень подготовки кадров СБ.
По мере знакомства с технологическим процессом в компании, а также технологиями обеспечения безопасности (существующими или планируемыми), эксперты начинают более четко понимать, какие риски они могут снизить и предотвратить.
Учитывая, что в нашем случае речь идет об аутсорсинге безопасности, заказчик должен обязательно позволить аутсорсеру ознакомиться с имеющейся, либо планируемой системой, хотя бы на специально выделенной для аутсорсинга подсистеме. Получить на основании переговоров представление о специфике технологий предприятия и особенностях системы безопасности очень трудно, а в большинстве случаев — невозможно.
Но прежде чем с завтрашнего дня начать новую жизнь и обратиться к аутсорсеру, Вам нужно сегодня осознать и структурировать свои потребности. Важно, чтобы компания рассматривала вложения в повышение эффективности безопасности как инвестиции в развитие бизнеса.
Аутсорсинг безопасности — это еще и возможность поднять уровень зрелости и защищенности предприятия, создание для него рыночных конкурентных преимуществ. Для этого важно донести до собственника компании суть работы СБ в терминах, понятных бизнесу: окупаемость, прибыльность, рентабельность безопасности. Плохо, если коммерсант пока не осознает Службу безопасности, как бизнес — единицу, хотя это отнюдь не значит, что у компании нет зависимости от состояния и силы системы безопасности.
Услуги сторонних экспертов и специалистов в области безопасности, как впрочем, и в других областях, стоят естественно дороже, чем услуги собственных. В среде руководителей бизнеса очень широко распространено мнение: «Мои „СБ-шники“ сделают то же самое за меньшие деньги». Таким собственникам следует быть осторожными в утверждении, что «свои» проведут аудит, сделают грамотный проект, разработают концепцию, установят системы, и все это — дешевле. Следует признать, что это происходит, но достаточно редко. А в случаях технической и организационной поддержки технологий безопасности — точно нет. Поддерживать процесс развития силами собственных специалистов дороже. Исключения составляют крупные компании, с хорошо выстроенными технологиями открытия новых аналогичных объектов. Но таковых на российском рынке — не очень много. Конечно, если найти на рынке готового специалиста безопасности и сразу загрузить его на 100 %, то можно в течение непродолжительного времени получать экономию. Но потом все равно придется его обучать, переподготавливать, отправлять на курсы повышения квалификации. В результате косвенные расходы экономию перекроют. Кроме того, наблюдается устойчивый рост размеров зарплат «продвинутых НСБ».
Утверждение, что «свои» сделают это же дешевле, спорно и по другой причине. Как правило, уровень компетенций внутренних специалистов гораздо ниже, чем экспертов, занимающихся изо дня в день разработкой концепции безопасности на объектах с различными технологиями, различных форматов и видов деятельности. Дополнительные преимущества в данном случае обеспечиваются за счет использования лучших свойств и качеств каждого специалиста «Команды Экспертов». Поэтому «ЭТО ЖЕ» ваши специалисты, скорее всего, не сделают. Дело, однако, не только в банальной экономии, и не в недостаточном уровне квалификации специалистов, а в том, что аутсорсинг позволяет внутренним специалистам сосредоточиться на более содержательной работе — например на проектной или аудиторской деятельности, что в условиях динамично развивающегося бизнеса крайне важно.
Кроме того, всегда существует риск, что человек не справится со своими обязанностями. Исправлять ситуацию придется, занимаясь поиском другого специалиста. В компании, предоставляющей услуги аутсорсинга, есть штат специалистов, обладающих одинаковыми компетенциями, но в различных областях безопасности. Не справился один — найдется другой, он будет заменен достаточно оперативно. А заказчику формировать и содержать штат «запасных игроков» или «технического консалтинга» в случае открытия нового объекта, совершенно нецелесообразно.
Обещания аутсорсеров безопасности не всегда соответствуют их реальным возможностям. По каким критериям надо выбирать партнера? Какие «тревожные сигналы» могут свидетельствовать о неспособности аутсорсера выполнить обещанное?
Рекомендуем в процессе первичных переговоров, а также из открытых источников обратить внимание на следующее:
Если подсистема безопасности, передаваемая на аутсорсинг, имеет критические отклонения и риски становятся опасными для бизнеса, целесообразно встретиться с уже существующими клиентами выбранной компании. Желательно из предоставленного списка выбирать для сравнения клиентов аутсорсинговой компании своего масштаба. Тревожным сигналом может быть отказ аутсорсера познакомить вас с клиентом, потребляющим такой же вид его услуг или являющегося «профильным» для Вас, как и отсутствие системы отчетности по оказанным услугам или недостаточная ее детализация.
Российские компании в большинстве своем пока только присматриваются к аутсорсингу безопасности. Отдать в чужие руки технологии обеспечения безопасности бизнеса, часть деловой и конфиденциальной информации, готовы немногие. К тому же у большинства коммерсантов существует мнение, что если процессы по управлению системой безопасности и ее эффективностью идут внутри компании, их легче контролировать.
Многие собственники создают специализированные «придворные» технические фирмы, «карманные ЧОПы» и т.д. По большому счету, это тоже аутсорсинг, но поставщик услуг выбирается не на рынке. При детальном сравнении и анализе деятельности таких структур с аутсорсерами, сочетание «цена — качество» у последних несопоставимо лучше, чем у первых, хотя и некоторые услуги и работы, выполняемые в процессе аутсорсинга безопасности не обязательно дешевле, чем выполнение работ внутри компании.
Толчок развитию российского рынка аутсорсинга безопасности дают иностранные компании. Для них он привычен и удобен. Тормозит его развитие невысокий уровень менеджмента. Лишь немногие предприятия просчитывают эффект от внедрения той или иной модели управления безопасностью. Запуск новых схем работы по обеспечению безопасности компании зачастую идет методом проб и ошибок, а неудачи несут разочарование. Надо понимать, что аутсорсинг безопасности — это стратегия, направленная на повышение прибыльности и конкурентоспособности в долгосрочной перспективе. По нашему мнению широкое развитие аутсорсинг безопасности получит тогда, когда конкурентоспособность и прибыльность предприятия встанут в зависимость от эффективности выполнения конкретных процессов по их защите от внешних и внутренних угроз, менеджеры сформулируют четкие требования к безопасности бизнеса, а собственники убедятся в качестве и эффективности данного вида услуг.
На мировом рынке основной движущей силой аутсорсинга безопасности является необходимость сокращения бюджета СБ, с одновременным повышением качества сервиса и стремление сконцентрироваться на основном бизнесе. Проблема дефицита специалистов СБ с определенными навыками при одновременном желании собственников качественно обеспечить защиту своего бизнеса выдвинули на первый план проблемы сокращения затрат за счет более высокой эффективности выполнения задач безопасности специализированными компаниями. К сожалению, на данный момент времени большинство российских предприятий не рассматривают фактор снижения бюджета СБ, как основной мотив обращения к аутсорсингу безопасности. Более того, заказчики не считают сотрудничество с внешними исполнителями более дешевой альтернативой собственным службам и подразделениям. Ими даже не предполагается возможность получения качественного сервиса за счет аутсорсера, хотя понимают, что у него имеется возможность привлечения квалифицированных ресурсов, сокращения сроков реализации проекта и повышением качества предоставляемых услуг. Ясно и то, что в целях успешного ведения бизнеса следует больше внимания уделять управлению рисками и тщательному планированию взаимодействия по этому управлению между различными подразделениями компании.
Мировой опыт показывает, что компании редко имеют возможность обеспечения каждого этапа технологического процесса в организации безопасности. За рубежом уже давно существует производственная специализация: компании специализируются на определенном бизнес-процессе. В нашем случае — это безопасность. За счет специализации на одном процессе обеспечивается высокое качество и относительно низкие цены. Повышение уровня качества также достигается путем строгого следования стандартам и сертификации процессов безопасности. Т.о., аутсорсинг снижает издержки обслуживания бизнес-процесса по управлению безопасностью. Кроме того, благодаря аутсорсингу безопасности сотрудники СБ и другие специалисты компании (иногда помимо их воли включаемые в систему безопасности) имеют возможность сконцентрироваться на главной работе, тем самым, повышая производительность своего труда. Специализированная компания раньше любой торговой или производственной фирмы знакомится с новыми разработками в области безопасности. Используя аутсорсинг, компании из другого бизнеса получают передовые технологии, не тратя время и ресурсы на их разработку. Для всех средних и малых, а также большинства крупных компаний появляется возможности вкладывать сопоставимые с западными фирмами ресурсы в развитие системы безопасности, а также сопутствующие им технологии и знания.
При объективной оценке физической составляющей безопасности следует рассматривать еще и фактор должной квалификации персонала, особенно при работе в несколько смен. Фактор низкой стоимости рабочей силы не рекомендуется принимать в расчет при составлении планов развития СБ и расчета сроков окупаемости ТСО, поскольку он нестабилен и имеет тенденцию к постоянному росту, особенно в последнее время и практически в любом регионе России.