Аудит и Проектирование
Кому и для чего нужен аудит?
Опыт аудитов предприятий и особенно обсуждение вопросов экономической безопасности на семинарах с руководителями предприятий и начальниками служб безопасности показывает, что в абсолютном большинстве случаев люди, которые, казалось бы, в первую очередь должны быть заинтересованы в его проведении, относятся к нему либо совершенно безразлично, либо отрицательно. Возникает законный вопрос: «Почему и чем вызвана такая реакция к аудиту системы безопасности?». Ответ, как обычно, лежит на поверхности.
Все руководители предприятий и их начальники служб безопасности вполне лояльно относятся к финансовому аудиту, а аудиты других бизнес-процессов предприятия, например: кадровый, технологический или системы безопасности, практически не принимают. Причем ответ звучит совершенно традиционно: «Руководят отмеченными направлениями профессионалы, других не держим, а, значит, они способны самостоятельно выявить и устранить имеющиеся недостатки. Мы не будем с этим спорить. Приведем несколько примеров, которые возможно заставят задуматься. Более того, после семинаров и индивидуальных консультаций по вопросам экономической безопасности абсолютное большинство участников меняют свое отношение к данному виду консалтинговых услуг и, если не заказывают аудит в полном объеме, то просят провести его по согласованным направлениям, процедурам или видам рисков и угроз.
Назовем две основные причины недооценки такого важного мероприятия, как аудит системы безопасности
Первая и самая опасная из них – недооценка системы безопасности, как одного из видов бизнес–процессов, определяющих успех дела в целом.
Вторая, непонимание того факта, что экономическая безопасность – это системный процесс, поэтому и подходить к реализации экономической безопасности предприятия необходимо системно, с максимальным учетом всех потенциальных рисков и угроз, и с постановкой конкретных целей и задач, для решения которых создается в компании система экономической безопасности. Внимательный читатель, надеюсь, заметил, что речь все время идет об экономической безопасности, как системе, и ни разу не прозвучали термины: служба безопасности, частное охранное предприятие, служба внутреннего контроля и т.п. Поверьте, мы не забыли об этих очень важных и нужных подразделениях. И в свое время их место в системе экономической безопасности будет определенно конкретно.
Для тех кому уже сейчас интерсно содержания робот при проведения аудитов системыф экономической безопасности промышленных, торговых предприятий или аудит обеспечения экономической безопасности в системе управления предприятием ниже даны ссылки на соотвествующие планы:
План аудита системы экономической безопасности торгового предприятия. Скачать
План аудита системы экономической безопасности промышленного предприятия. Скачать
План аудита обеспечения экономической безопасности в системе управления предприятием. Скачать
Далее несколько обещанных примеров
Круглосуточный продовольственный магазин формата дискаунтер, входящий в состав крупной российской торговой сети. Охраняется по договору частным охранным предприятием (ЧОП). Технические средства охраны (ТСО) не установлены, договор с отделом вневедомственной охраны (ОВО) не заключен. Взаимодействие между персоналом и охраной магазина по предотвращению воровства не организовано. Складская зона не выделена, подкрепление товарами осуществляется прямо с колес, товары, не помещенные в торговый зал, временно хранятся в коридорах, где все лежит «навалом». Мерчендайзеры работают, как им надо, и совершенно не заботятся о сохранности товаров, потому что не несут за них материальной ответственности. Анализом рисков и угроз, реальных потерь, выявлением их причин и источников никто не занимается. Что можно сказать о таком магазине? Здесь абсолютно не организована система экономической безопасности. Почему и кто этим должен заниматься? Думаю, уважаемый читатель, что к концу статьи Вы сами сможете на него вполне обосновано ответить. Существуют ли проблемы у этого конкретного магазина? Уверенно отвечаем – да и очень серьезные! Как администрация компенсирует неизбежные и значительные в данном случае потери? Пока обычными, но мало эффективными методами: компенсация потерь за счет вычетов из заработной платы персонала, согласно договору о коллективной материальной ответственности, и повышением розничной цены, т.е. за счет «многострадальных» клиентов. Первый из указанных методов приводит к росту текучести кадров, второй – в условиях обострения конкуренции (рядом, в пределах шаговой доступности, работают еще несколько супер- и минимаркетов) скорее всего приведет к закрытию магазина, по причине его «нерентабельности», тем более, что сеть – крупная, а следовательно, у маркетологов возникает мысль относительно «неудачного расположения» данной торговой точки, и желание найти «более рентабельное место».
Следующий пример. Руководитель одной из региональных торговых сетей убрал из своих магазинов физическую охрану. Оставшиеся системы охранного телевидения контролирует иногда (!!!) один из администраторов. Обычно это происходит тогда, когда возникает подозрение или достоверно известен факт воровства. Чем руководствовался этот руководитель? Элементарной логикой. Средние потери за отчетный период составили в магазинах около 1,5 млн. руб., а затраты на физическую охрану – почти 2 млн. руб. Сравнил директор две цифры и, эврика, как все просто! За счет увольнения охраны фактически компенсировали потери и еще в прибыли остались. Все гениальное – просто!??? А во что вылилось это нововведение фактически? Перечислим результаты этой святой простоты буквально в следующие два месяца. В одном из магазинов эффективно сработала «неизвестная» инкассация, т.е. приехал экипаж в форме, взял суточную выручку и был таков… До сих пор ищут согласно плану «Перехват». В магазинах стало нормой нападения в ночное время «лихих» ребятишек, а кто им противостоит? Две-три женщины, у которых даже нет кнопки тревожной сигнализации. Все чаще магазины сети сталкиваются с воровством выручки из касс в дневное время. Почему? Спросите Вы. Все очень просто. Количество персонала в торговом зале – минимально, каждый загружен так, что смотреть за временно оставленной кассой просто некому, и, естественно не кому стать на пути у грабителя – охрана уволена. Администрации в качестве информации для размышления или к сведению: «Профессионал открывает закрытую кассу голыми руками за две секунды». Мы пытались выяснить у администрации, что стало с потерями? Но цифры нам по понятным причинам не сообщили. Косвенные результаты следующие: сотрудники стали увольняться, так как появилась реальная угроза их жизни, здоровью и кошельку. Возник кадровый дефицит. Сократилась посещаемость магазинов, а значит, сократился оборот и соответственно прибыль. Вот господа предприниматели, плоды необдуманных решений и недооценки роли системы безопасности в успешности бизнеса. Кроме того, подсчет рентабельности и окупаемости системы безопасности проводился директором, посредством использования «сложнейшей вычислительной техники» – калькулятора, а не с использованием современной методики и статистических данных, касающихся опыта применения систем безопасности.
Еще один пример. Крупный торговый центр в одном из областных городов России. На этапе его строительства и организации работы владельцы и администрация предприятия не удосужились уделить должное внимание организации системы безопасности. Что получилось в итоге? Примерно через три месяца после открытия торгового центра наши эксперты были приглашены для консультации. На прямой вопрос: «Какие у Вас потери?». Был дан уклончивый ответ: «Мы еще не считали, но воруют!». Легко было установлено, что никто не занимается сбором и анализом информации по потерям. ТСО, на которые израсходовано несколько миллионов рублей, практически не используются по прямому назначению. Почему? Некому заниматься этими дорогими эффективными, но бесполезными в руках неподготовленных сотрудников, устройствами. Система безопасности практически отсутствует, а наемная охрана не очень успешно изображает роль сторожей, так как другому не обучена.
И опять современный магазин – торговый центр. Только, только открылся. Первое впечатление – в магазине есть все для успешной работы. Современное здание, светлые хорошо оборудованные административные, торговые и складские помещения, установлены современные ТСО, организовано взаимодействие с ОВО и местным ОВД. Охрана - наемный ЧОП. В торговом предприятии есть начальник службы безопасности. И что бросается в глаза буквально с первых шагов знакомства? Применение охранных систем не организовано, поэтому пока все, что стоит – просто дорогой реквизит. Система охранной сигнализации спроектирована и установлена без учета реальных угроз проникновения в здание. В складской зоне сохранность товаров не обеспечена, поэтому и начальник охраны объекта и начальник службы безопасности просто фиксируют факты неукротимого аппетита торгового и технического персонала, обнаруживая в различных укромных уголках пустую упаковку от отнюдь недешевых промышленных товаров, продуктов и напитков. Безопасность режимных помещений, как-то: офисные помещения, серверная, пост размещения систем пожаротушения, главная касса, не обеспечена, т.к. они недостаточно оснащены ТСО. Контроль за автопарковкой не организован и пр.
Полагаю, что хватит примеров. Им нет числа. Еще одно замечание - всеми перечисленными предприятиями руководят далеко не новички в торговле. Думаю, что владельцы, тоже не первый день в бизнесе. Начальники служб безопасности там, где они есть, руководители охранных предприятий – также профессионалы в своем деле. Возникает закономерный вопрос: «Почему же так плохо обстоят дела с экономической безопасностью? Кто виноват? И что делать?». О том, что делать – расскажем ниже. Кто виноват – догадаетесь сами, дорогие читатели. А почему все так плохо – отвечу. Когда владельцы и руководители бизнеса планировали свое дело, открывали предприятия и организовывали их работу, они не осознавали, что экономическая безопасность – это система! В результате, если система экономической безопасности создана, то имеем экономическую безопасность, если системы нет, то имеем то, что имеем, т.е. «экономическую опасность или созданный своими руками глобальный хозяйственный риск». Надеюсь, я ответил на вопрос: «Кому и зачем нужен аудит?».
Что такое аудит системы безопасности?
Снова те же понятия: оценка, определение, проверка, скажет иной владелец или директор. А можно сразу сказать, что мне сделать на том или другом предприятии, чтобы бизнес мой процветал, я жил спокойно, без проблем и только прибыль получал? Ответ - отрицательный!!! Любое работающее предприятие – это живой организм, имеющий свои особенности, свой характер, рассчитанный для реализации определенных целей, задач, достижение которых возможны только с применением конкретных технологий, процедур, методов организации бизнеса в условиях действия некоторых ограничений. Каждое предприятие работает в конкретной внешней среде, с реальными поставщиками и партнерами, имеет свой круг основных потребителей. Сказанное говорит, прежде всего, о том, что система экономической безопасности конкретного предприятия носит уникальный характер. Другими словами – для каждого создается своя система. Более того, она должна развиваться вместе с развитием предприятия и быть всегда актуальной.
Кому и когда начинать? Мы предлагаем рассмотреть вариант, когда работа по аудиту и проектированию безопасности предприятия поручается независимым экспертам консалтинговой компании. Почему именно этот вариант, станет окончательно ясно после прочтения всей статьи, а пока отразим только наиболее яркие его достоинства. Консалтинговая компания имеет, как правило, большой опыт проведения аудитов и не один выполненный проект комплексной системы экономической безопасности. Кстати, так это или нет – достаточно легко проверяется! Уважающая себя и своих Заказчиков консалтинговая фирма всегда имеет хорошие деловые связи с компаниями, предлагающими охранные услуги или услуги по проектированию и установке технических систем охраны и контроля различного назначения. Это компании с надежной деловой репутацией, хорошо известные на рынке услуг безопасности, и, естественно, дорожащие своей репутацией. Что же получает Заказчик в результате? От независимых экспертов он получает объективный акт аудита системы безопасности предприятия, в согласованном с Заказчиком объеме и выполненный на его основе проект комплексной системы экономической безопасности. В проекте не только указано, что и как надо сделать, но и сколько будет стоить новая система безопасности и в какие сроки она окупится. Далее консалтинговая фирма по желанию Заказчика может провести тендер на выполнение работ в объеме проекта. В результате поставка и установка оборудования технических средств охраны будет выполнена на конкурсной основе, т.е. стоимость этой части проекта будет ниже средней на рынке аналогичных услуг. При необходимости такой же тендер может быть проведен и среди фирм, предлагающих услуги физической охраны, если у Заказчика нет своей охраны. При наличии своей охраны может быть организована и проведена ее переподготовка с учетом рекомендаций проекта.
Несколько слов о других вариантах проведения аудита. Руководство компании или ее собственник принимает решение провести аудит системы безопасности, используя собственных специалистов. Это означает, прежде всего, что будет получен акт аудита не в полном объеме и не достаточно объективный. Причины: отсутствие необходимой квалификации по проведению аудита, опыта и невозможность увидеть недостатки в том, к чему привык, прирос и т.п. Проект собственные специалисты по безопасности не смогут выполнить по тем же причинам. В лучшем случае подготовят предложения по совершенствованию службы безопасности. Чаще всего недостаточно обоснованные именно с экономической точки зрения. В результате руководитель компании, а также и ее владелец, останутся с тем, что имели. Цель достигнута не будет. Причем, это отнюдь не говорит о низкой квалификации руководителя СБ. В решении тактических и оперативных вопросов, порой, такие специалисты незаменимы. Вот еще один печальный результат решения проблемы «собственными силами».
Руководство компании принимает к реализации предложения своей «аудиторской группы». Достаточно часто предприятия торговли по результатам «зависимого» аудита и проектирования получают устаревшую систему технических средств охраны и малоэффективную службу безопасности. Все же, если вариант аудита своими силами все-таки будет принят к реализации, то советуем прежде, чем приступить к работе по оценке системы безопасности, отправить своих специалистов для индивидуального консультирования и повышения квалификации.
Вариант третий, когда к аудиту и проектированию привлекается фирма, которой планируется поручить провести работы по установке технических систем охраны, или охранная фирма, которая перед подписанием договора обязательно обследует объект, чтобы приложить к договору проект организации охраны. В обоих случая Заказчик будет иметь дело с исполнителями заинтересованными в увеличении «цены вопроса». Надеюсь, это объяснять не надо. Во-вторых, ни о какой комплексной системе безопасности в данном случае речь идти не может, так как привлеченные фирмы имеют определенную специализацию, поэтому будут решать только свойственную им задачу. В третьих, даже если Заказчик обратиться к охранному и «техническому» предприятиям, входящим в холдинг, то все равно он столкнется с теми же проблемами. Потому что предприятия входящие в холдинг, объединены только управляющей компанией, и каждое ведет свой бизнес самостоятельно. Никто из них не занимается проектированием и организацией комплексных систем безопасности. Опять, как говорится, «те же грабли». Будет установлена современная система технических средств охраны, но по какой цене? Для каких задач? Кто их определил? Будет организована система физической охраны. Опять же под какие задачи? И т. д. Какая из этих двух разработанных систем организует систему экономической безопасности? Кто определит порядок и степень участия в работе системы безопасности предприятия всего персонала и еще многое другое, что входит в задачу создания комплексной системы? Может быть, действующий и очень квалифицированный начальник СБ? Может быть! Только, почему он не смог это сделать до сих пор? В табл. 1 даны результаты оценки эффективности проведения аудитов различными по профилю компаниями на основе экспертных оценок.
Сравнительная оценка эффективности проведения аудитов безопасности различными компаниями
| Тип организации исполнителя | Коэф-т, характеризующий лояльность к Заказчику |
Коэф-т, характеризующий готовность к вып. аудита |
Коэф-т, характеризующий объективность данных по ТСО |
Коэф-т, характеризующий объекьивность данных по физ.охране |
Коэф-т, характеризующий объективность данных аудита по системе ЭБ |
|---|---|---|---|---|---|
| Собственная СБ | 1,0 | 0,5 | 0,4 | 0,4 | 0,43 |
| Фирма – поставщик ТСО | 0,3 | 0,6 | 0,8 | 0,2 | 0,47 |
| Частное охранное предприятие | 0,2 | 0,4 | 0,2 | 0,8 | 0,4 |
| Консальтинговая компания | 1,0 | 0,9 | 0,9 | 0,9 | 0,92 |
Мы никого не пугаем, просто наши эксперты при проведении аудитов и консультаций постоянно сталкиваются с указанными примерами. Для разрядки приведу маленький, но характерный пример. В одном крупном городе в середине прошлого года проводили занятия с сотрудниками безопасности и персоналом предприятия. Как правило, по согласованию с Заказчиком перед началом занятий наши специалисты знакомятся с организацией и эффективностью работы системы безопасности предприятия, куда они приглашены. Конечно ознакомление это поверхностное, но общее представление эксперт всегда может получить. В данном случае мы действительно увидели современное предприятие, оснащенное новой современной техникой, и, как мы надеялись, работающее по передовым технологиям. При ознакомлении с организацией безопасности увидели следующее. На передовой технике некому работать. В штате предприятия специалистов по управлению теленаблюдением не предусмотрено, специалиста по анализу данных системы контроля кассовых операций пока тоже нет. В привлеченном для охраны ЧОПе их также нет. Вопрос: «Зачем ставили, разве при таком подходе эта система когда-нибудь окупит себя?». Вопрос второй: «Зачем поставили такую дорогую технику и кем обоснован состав комплекта, так как даже невооруженным глазом видно, что он явно избыточен?». Даже по очень поверхностной оценке при проведении тендера цену можно было снизить не менее, чем на 25%. А имея независимо выполненный проект еще больше. Еще немаловажное замечание. И персонал предприятия, и сотрудники безопасности, и установленные технические системы, и организация технологии работы должны быть нацелены на реализацию конкретной программы снижения потерь, защиты от внешних и внутренних угроз, в условиях которых объективно работает предприятие. Но этой работой никто не занимается. Никому это не поручалось. Не с кого и спросить. Руководитель предприятия не знает, какие потери несет предприятие. От кого и от чего? Как Вы думаете, читатель, долго ли проработает это предприятие и какие будут у него потери?
Пойдем дальше. Наш опыт показывает, что понимание необходимости объективной оценки состояния системы и разработки концепции безопасности у руководителей и владельцев предприятий наступает в следующих случаях:
- В начале пути при организации бизнеса, проектировании, строительстве, вводе в эксплуатацию предприятия.
- При кардинальной реорганизации и реконструкции предприятия.
- Если выясняется, что предприятие несет неоправданно большие потери. Их величина превысила допустимый порог, предприятие убыточно.
- Предприятие находится на грани банкротства.
К сожалению, в 1 и 2 случае к вопросам аудита безопасности и разработке концепции чаще всего подходят не так тщательно, как это требуется для организации комплексной системы безопасности. Руководители полагают, что после того, как предприятие и система безопасности заработают, можно будет вносить необходимые корректировки и изменения в нее по ходу дела. Как правило, «по ходу дела» появляются более насущные проблемы и вопросы, которые необходимо профинансировать в первую очередь. А что с системой безопасности? Подождет?! Иногда такой подход приводит к значительным, трудно исправимым ошибкам уже на стадии организации (реорганизации) безопасности.
В случаях 3 и 4, когда необходимость аудита экономической безопасности становится более очевидной, руководители предприятий с большим желанием и охотой финансируют аудит системы безопасности. Вот только: упущено время, реализованы ошибочные решения, понесены невосполнимые потери и т.д. В результате увеличиваются затраты на модернизацию системы и исправление ошибок в концепции безопасности. Иногда они могут быть в 2 - 3 раза больше, чем расходы на создание комплексной системы безопасности в начале пути, организованной на основе правильно составленной концепции, либо аудита и проектирования. Таким образом, чем раньше Вы приступите к решению вопросов, связанных с безопасностью, желательно на основе профессиональной экспертизы, тем дешевле Вам обойдется качественная и эффективная безопасность Вашего предприятия.
Покажем алгоритм организации и проведения аудита, поясним некоторые его блоки
Заказчик в процессе согласования и подписания договора о проведении аудита системы безопасности предприятия уточняет перечень вопросов, в объеме которых он поручает провести работу. После подписания договора специалисты консалтинговой фирмы выезжают для изучения объекта, ознакомления с технологией основных бизнес-процессов, изучения системы охраны и безопасности в целом. В зависимости от объема работ по объекту его изучения занимает от 5 до 10 рабочих дней. После завершения изучения и окончательного уточнения вопросов аудита, если это потребуется в связи с получением уточненной информации, начинается подготовка материалов акта и рекомендаций Заказчику по результатам экспертных оценок данных, полученных в ходе аудита. Наиболее важными блоками изучения объекта являются блоки, описывающие установленные экспертами в процессе работы внешние и внутренние угрозы, реально влияющие на деятельность предприятия, а также результаты обследования системы безопасности.
Хочу обратить внимание читателей на немаловажную особенность работы экспертов. Их главная цель – установить реальную картину функционирования изучаемого объекта, с учетом всех особенностей и допущений. Еще раз повторю: Главная цель – не проверить, а установить максимально реальную картину работы предприятия. Именно от объективности и степени профессионализма, с которыми делаются выводы в этой части аудита, зависят все дальнейшие оценки. В данном случае очень важным является полнота и объективность материалов представляемых экспертам сотрудниками Заказчика. Очень часто мы сталкиваемся с ситуацией, когда не можем добиться от сотрудников торговой фирмы не только описания действующих производственных процессов, но даже актуальных на момент работы планов помещений и расстановки оборудования. По сути их нет. Как нет описания технологий, инструкций должностных и технологических и многого другого, что необходимо для эффективного управления предприятием, оценки работы, а также для совершенствования или модернизации согласно новым задачам и целям. В таких случаях эксперты самостоятельно, с привлечением специалистов Заказчика, разрабатывают реальную модель работы предприятия, на которую затем накладываются модели рисков и угроз и совмещают с этим описанием работу имеющейся системы безопасности. Скажите читатель: «Какая охранная или техническая компания будут этим заниматься?».
После изучения делаются выводы и разрабатываются рекомендации Заказчику. Чем полезны для последнего эти материалы? Во-первых, Заказчик получает полную и объективную картину состояния безопасности на своем предприятии или в розничной сети в целом. Он ясно видит, соответствует или нет его система безопасности действующим угрозам, и может ли она реально обеспечить безопасность предприятия и бизнеса в целом. Во-вторых, получает формализованный перечень мероприятий, реализация которых сделает систему безопасности эффективной и прибыльной, а не затратной статьей бюджета организации. По оценкам экспертов, подтверждаемым нашими Заказчиками, реальная отдача и фактически компенсация затрат на аудит наступает через два-три месяца после внедрения рекомендаций по «Концепции» или «Проекту».
Существует еще одна особенность во взаимоотношениях консалтинговой фирмы и Заказчика. Еще в начале переговоров эксперты подробно объясняют все вопросы аудита системы безопасности. И внимательно выслушивают аргументы и требования к аудиту Заказчика и его специалистов. Мы прекрасно понимает, что приходим со своими услугами не на пустое место, что на предприятии уже что-то сделано в плане защиты хозяйственных интересов, уменьшения потерь, выявления угроз на стадии их возникновения и прочее. С пониманием относимся к позиции, когда по некоторым вопросам из общего перечня руководство предприятием не планирует проведение аудита, полагая, что там все в порядке. Это право и решение Заказчика консалтинговая фирма уважает и при согласовании объема работ выдвигает только одно необходимое условие - выбранные для аудита области деятельности предприятия и его системы безопасности должны представлять логически завершенный технологический цикл. Например, требуется проверить систему безопасности торгово–развлекательного центра, который размещается в здании, где находится не только магазины, но и другие производства и структуры компании, такие как кулинария, учебный центр, кадровый центр, кафе и рестораны, кинотеатр и, кроме того, часть помещений сдается в аренду. Мы просим в этом случае, чтобы аудит проводился в подразделениях, которые структурно и организационно создают логически и технологически полный производственный цикл, например, аудит магазина – надо как минимум оценить: дебаркадер, склад, торговый зал, главная касса и т.п., а все остальное из рассмотрения исключаем. Если по условиям размещения невозможно разделить, скажем, магазин и кулинарию, то мы предлагаем проводить ее аудит только в части непосредственно касающийся магазина, допустим, они имеют общий склад, общий дебаркадер и т.п. План аудита может касаться только организации охраны и противодействия воровству в отношении покупателей и рядовых сотрудников предприятия или состояния внутриобъектового и пропускного режима, или системы охраны в составе технических средств и физической охраны и т.п. Возможны различные варианты сотрудничества. Допустима и такая форма, когда сначала владелец или руководитель предприятия приезжает на индивидуальное консультирование, а в результате приходит к решению о необходимости проведения полного комплекса консультационных услуг по безопасности.
Из сказанного следует: существует много разных форм и видов оказания консалтинговых услуг в области обеспечения комплексной безопасности предприятия. Важно не откладывать в долгий ящик решение проблем связанных с обеспечением безопасности. К сожалению можно опоздать! Формы и виды этой консалтинговых услуг разнообразны, главные из них: составление концепции, аудит, индивидуальное консультирование, подготовка (повышение квалификации) персонала торговой организации программам противодействия возможным угрозам. Выбор за Вами, уважаемый читатель.